La manutenzione ordinaria e straordinaria della flotta

La manutenzione dei veicoli rappresenta uno degli aspetti più critici per le aziende di trasporto, perché gestire in modo efficiente gli interventi non significa soltanto garantire il corretto funzionamento dei mezzi, ma anche assicurare la continuità operativa, il rispetto delle normative e la sicurezza su strada. Infatti, manutenzioni tempestive e ben organizzate fanno spesso la differenza tra il trasporto efficiente e il fermo imprevisto che compromette tempi di consegna e reputazione aziendale.

Perché la Manutenzione della Flotta è Essenziale per la Tua Azienda

La gestione attenta delle attività manutentive ha un impatto diretto sulla produttività e sulla redditività dell’azienda perchè la flotta in condizioni ottimali riduce i rischi di guasti improvvisi, allunga la vita utile dei veicoli e contribuisce a contenere i costi operativi consentendo di rispettare gli obblighi normativi in materia di sicurezza e controllo tecnico dei mezzi.

La gestione inefficiente delle manutenzioni comporta conseguenze gravi: interruzioni del servizio, sanzioni, incremento dei consumi e aumento della probabilità di incidenti. Al contrario, adottare l’approccio programmato consente di pianificare gli interventi nei momenti più opportuni, limitando i fermi macchina e ottimizzando l’impiego delle risorse.

Differenza tra Manutenzione Ordinaria e Straordinaria

Quando si parla di gestione delle flotte aziendali è necessario conoscere la differenza tra manutenzione ordinaria e manutenzione straordinaria perché solo con la giusta dose di conoscenza è possibile adottare strategie mirate, pianificare le risorse e intervenire in maniera proattiva prima che piccoli segnali di usura si trasformino in costi elevati e fermi operativi.

La manutenzione ordinaria riguarda interventi programmati e ricorrenti, finalizzati a mantenere il mezzo in buono stato di funzionamento mentre la manutenzione straordinaria interviene a seguito di guasti, rotture o eventi imprevisti, spesso più onerosi e urgenti.

Cos’è la Manutenzione Ordinaria della Flotta

La manutenzione ordinaria rappresenta l’insieme delle attività programmate necessarie a garantire l’efficienza, la sicurezza e la conformità normativa dei veicoli aziendali e consiste in interventi pianificati e ricorrenti, stabiliti dal costruttore del mezzo o dalla normativa vigente, che vengono eseguiti sulla base del chilometraggio percorso o di intervalli temporali fissi.

Tra le operazioni di manutenzione ordinaria rientrano:

Cambio dell’olio motore e del filtro ogni 15.000-30.000 km, per evitare l’usura del motore.
Controllo e sostituzione dei filtri aria, gasolio e abitacolo, fondamentali per mantenere prestazioni ottimali e abbattere i consumi.
Verifica della pressione e usura dei pneumatici, per garantire aderenza, efficienza e sicurezza.
Controllo dei freni, pastiglie, dischi e liquido freni, per ridurre il rischio di incidenti.
Controllo dei livelli di liquidi (refrigerante, tergicristalli, servosterzo, freni), essenziali per il corretto funzionamento di ciascun sistema.

Inoltre, fanno parte della manutenzione ordinaria anche le ispezioni tecniche e le revisioni obbligatorie previste dalla legge.

La manutenzione ordinaria ben strutturata porta benefici tangibili:

Evitare guasti improvvisi, riducendo il ricorso alla manutenzione straordinaria.
Prolungare la vita utile dei mezzi, preservando l’investimento nel tempo.
Garantire la sicurezza degli autisti, prevenendo malfunzionamenti durante i viaggi.
Mantenere bassi i consumi e le emissioni, anche in ottica di sostenibilità ambientale.

Nei software gestionali come WS Infinity, ad esempio, gli interventi di manutenzione vengono programmati in base alle soglie chilometriche, con alert automatici e kit predefiniti che aiutano il fleet manager a non perdere nessuna scadenza.

Cos’è la Manutenzione Straordinaria della Flotta

La manutenzione straordinaria, al contrario di quella ordinaria, è non pianificabile a priori, poiché riguarda tutti gli interventi necessari a seguito di guasti, incidenti, anomalie tecniche o condizioni impreviste che compromettono l’operatività del veicolo.

Tra le operazioni di manutenzione straordinaria rientrano:

Riparazioni meccaniche urgenti come la rottura del cambio, problemi alla trasmissione, al sistema frenante o al motore.
Interventi elettrici o elettronici come guasti alla centralina, malfunzionamenti dei sensori o dei dispositivi di bordo.
Ripristino post-incidente: sostituzione di paraurti, fari, vetri o componenti strutturali.
Guasti a componenti secondari ma essenziali, come condizionatori o impianti di riscaldamento nei veicoli refrigerati.

Il fermo macchina imprevisto comporta la perdita economica diretta in termini di mancata consegna, riassegnazione mezzi, spostamento di personale e penalità contrattuali. Sebbene non possa essere evitata del tutto, è possibile mitigarla grazie a un sistema di gestione proattiva, che include:

Monitoraggio dei segnali di anomalia (attraverso telematica o segnalazioni degli autisti).
Analisi dei guasti ricorrenti, per identificare pattern critici.
Interventi rapidi grazie a fornitori già validati e ricambi disponibili in magazzino.

WS Infinity, ad esempio, permette di tracciare ogni intervento straordinario, correlare i costi al singolo veicolo, analizzare la frequenza dei guasti e generare report comparativi tra fornitori e componenti sostituiti.

Come Organizzare la Manutenzione Efficiente della Flotta

Per garantire efficienza e controllo, le aziende devono adottare sistemi in grado di registrare ogni attività manutentiva, pianificare le scadenze e gestire gli interventi in modo coordinato. Pertanto il software gestionale assume un ruolo centrale, poiché consente di organizzare, monitorare e ottimizzare ogni fase della manutenzione e della gestione automezzi:

Monitorare lo storico degli interventi su ogni mezzo;
Pianificare le manutenzioni ordinarie in base a chilometri percorsi o intervalli temporali;
Ricevere alert automatici sulle scadenze;
Gestire il magazzino ricambi e il rapporto con le officine;
Analizzare i costi legati a ciascun intervento.

Come Impatta nel Fleet Management

Nel fleet management, la gestione delle manutenzioni influisce in modo diretto sulla disponibilità dei mezzi, sui tempi di consegna, sulla sicurezza stradale e, soprattutto, sulla capacità del fleet manager di controllare e ridurre i costi. Infatti, una manutenzione efficiente consente di massimizzare l’impiego dei veicoli, riducendo i periodi di fermo e migliorando l’utilizzo della flotta ottenendo una maggiore produttività per mezzo, il calo degli imprevisti legati a guasti o anomalie e il miglioramento complessivo della qualità del servizio offerto ai clienti.

Dal punto di vista gestionale, la manutenzione impatta sulla pianificazione delle attività, sulla gestione delle risorse interne ed esterne, sull’analisi delle performance dei veicoli e sulla conformità normativa. Pertanto integrare la manutenzione in un sistema di fleet management moderno significa centralizzare le informazioni, automatizzare la pianificazione degli interventi e monitorare in tempo reale lo stato della flotta, così il fleet manager può accedere a dati aggiornati, analizzare i costi legati alla manutenzione, individuare i mezzi meno performanti e implementare strategie di intervento personalizzate, con l’obiettivo di prevenire i problemi e migliorare l’affidabilità complessiva della flotta.

In definitiva, la manutenzione non è più un semplice aspetto tecnico, ma una leva strategica attraverso cui il fleet manager può incidere sulle prestazioni economiche, sulla sicurezza e sulla sostenibilità dell’azienda di trasporto.

Il Ruolo del Fleet Manager nel Gestire la Flotta

Il fleet manager è la figura responsabile della supervisione e pianificazione delle attività manutentive, che non si limita a registrare gli interventi, ma si occupa anche dell’analisi dei dati, della definizione delle politiche di manutenzione, della gestione dei fornitori e della valutazione delle performance dei veicoli.

Attraverso strumenti digitali e dati aggiornati, il fleet manager può monitorare in tempo reale lo stato della flotta, prevedere le criticità e intervenire in modo strategico aumentando l’efficienza dell’intero parco veicoli, riducendo i costi imprevisti e garantendo un servizio affidabile e sicuro.

In conclusione, investire nella manutenzione ordinaria e straordinaria della flotta non è solo una buona prassi tecnica, ma una leva concreta per migliorare le performance aziendali, tutelare il valore strategico della propria attività di trasporto e portare la gestione della flotta al livello successivo.

Come WS Infinity ti aiuta a gestire la manutenzione della flotta

WS Infinity integra funzionalità avanzate per supportare il fleet manager nella gestione quotidiana e strategica degli interventi manutentivi, consentendo, innanzitutto, di automatizzare l’importazione delle fatture di manutenzione, eliminando gli errori manuali e semplificando il monitoraggio delle spese e inoltre grazie alla pianificazione delle manutenzioni con kit predefiniti, il fleet manager può programmare in anticipo gli interventi, assicurando regolarità e conformità alle scadenze tecniche.

In aggiunta, WS Infinity aggiorna in automatico il magazzino scaricando gli articoli utilizzati, mantenendo sotto controllo le scorte di ricambi e segnalando eventuali carenze e permette di visualizzare in tempo reale l’inventario dei pezzi, verificando la disponibilità per ogni sede operativa.

Infine l’altra funzione chiave è la reportistica comparativa: WS Infinity permette di analizzare le performance dei fornitori, confrontare i costi di manutenzione per targa o per tipologia di intervento e identificare le aree su cui intervenire per ottimizzare la spesa. Così il software trasforma ogni dato tecnico e amministrativo in uno strumento di controllo strategico, aiutando l’azienda a ridurre i tempi di fermo, evitare sprechi e garantire una gestione puntuale dell’intero ciclo manutentivo.