Gestione Automezzi come ottimizzare la Flotta Aziendale

La gestione efficiente degli automezzi è fondamentale per le aziende che operano nel settore dei trasporti, della logistica e in tutte le attività che dipendono da una flotta di veicoli. Il controllo dei mezzi aziendali non riguarda solo l’organizzazione dei veicoli, ma comprende anche il controllo dei costi, la manutenzione e l’ottimizzazione delle risorse e permette di ridurre le spese operative, migliorare la sicurezza e aumentare l’efficienza della flotta.

Cosa significa gestione accurata degli automezzi?

Per gestire in maniera accurata gli automezzi bisogna fare riferimento a tutte le attività necessarie per organizzare, controllare e ottimizzare la flotta di veicoli aziendali includendo la pianificazione degli itinerari, le spese di carburante, la manutenzione preventiva e straordinaria, il monitoraggio delle prestazioni dei veicoli e la conformità alle normative vigenti.

Chi deve occuparsi della gestione mezzi aziendali?

L’amministrazione della flotta aziendale coinvolge diverse figure professionali all’interno dell’organizzazione. I principali responsabili sono i fleet manager, i responsabili della logistica e, nelle aziende più piccole, gli imprenditori stessi. Il fleet manager ha il compito di monitorare l’intera gestione della flotta, occupandosi di pianificare la manutenzione, ridurre i costi di esercizio e ottimizzare l’uso dei veicoli.

Anche gli autisti e i dipendenti che utilizzano i veicoli aziendali giocano un ruolo chiave, segnalando anomalie e rispettando le procedure aziendali per la corretta gestione delle flotte aziendali.

Quando è necessario ottimizzare la gestione degli automezzi?

Il controllo della flotta deve essere costante per garantire il massimo livello di efficienza facendo attenzione ad alcuni segnali chiave che indicano la necessità di migliorare la gestione del parco automezzi:

Aumento dei costi operativi e del consumo di carburante.
Manutenzioni frequenti e guasti imprevisti.
Veicoli inutilizzati o scarsamente sfruttati.
Difficoltà nel monitorare spese, itinerari e prestazioni.
Mancanza di un sistema centralizzato per il controllo dei dati.

L’adozione di strumenti avanzati e di metodologie di controllo efficaci, come software gestionali per trasporti, aiuta a prevenire problemi

Perché il Total Cost of Ownership è importante per il controllo della flotta?

Il Total Cost of Ownership (TCO), ovvero il Costo Totale di Proprietà, è l’indicatore essenziale per valutare l’effettiva spesa legata ai veicoli aziendali. Spesso, le aziende si concentrano solo sul prezzo d’acquisto del veicolo, trascurando i costi nascosti legati all’organizzazione e manutenzione nel tempo.

Analizzare il TCO aiuta a comprendere tutte le spese associate al veicolo, tra cui:

Costo di acquisto o leasing.
Assicurazione e tasse.
Manutenzione ordinaria e straordinaria.
Consumo di carburante o energia (per veicoli elettrici).
Costi di amministrazione e documentali.
Valore residuo del veicolo.

L’analisi accurata del Total Cost of Ownership permette di fare scelte più consapevoli per ottimizzare la flotta, riducendo sprechi e ottimizzando gli investimenti.

Strumenti per la gestione automezzi: Excel e Software Avanzati

Molte aziende utilizzano Excel per la gestione degli automezzi, creando fogli di calcolo personalizzati per monitorare costi, scadenze e prestazioni ma con l’aumento della complessità nella gestione delle flotte aziendali, sempre più imprese adottano software per gestire gli automezzi per avere un controllo più preciso e automatizzato.

WS Infinity, il software avanzato per gestire la flotta è un TMS che offre la soluzione completa e innovativa per le aziende di trasporto e logistica. Grazie alle sue funzionalità avanzate, permette di:

Programmare e gestire le manutenzioni.
Gestire la documentazione.
Monitorare i costi e il consumo di carburante.

WS Infinity non solo semplifica la gestione del parco auto, ma migliora anche la produttività aziendale attraverso l’interfaccia intuitiva e il sistema altamente personalizzabile, adattabile alle esigenze di ogni impresa.

Gestione e Programmazione delle Manutenzioni

Il controllo delle manutenzioni nel software WS Infinity è strutturata per garantire il controllo efficace delle scadenze temporali e chilometriche per ogni veicolo. Il sistema avanzato consente di ridurre i tempi di fermo, migliorare la sicurezza e ottimizzare i costi operativi della flotta.

Programmazione delle Manutenzioni

WS Infinity permette di impostare e gestire le manutenzioni programmate per ciascun automezzo, includendo sia scadenze temporali che chilometriche. Il software genera notifiche automatiche per avvisare i responsabili aziendali in anticipo, riducendo il rischio di dimenticanze e garantendo che ogni veicolo riceva la manutenzione necessaria.

Dettagli delle Manutenzioni

Durante l’inserimento delle manutenzioni nel sistema, vengono richiesti dati specifici per tracciare con precisione ogni intervento:

Codice articolo e descrizione del pezzo utilizzato per la manutenzione.
Quantità e unità di misura per il materiale impiegato.
Chilometraggio dell’ultima manutenzione e chilometraggio previsto per la successiva.
Date di scadenza e avviso per ricevere notifiche tempestive prima dell’intervento.

Raggruppamento delle Manutenzioni

Le attività di manutenzione possono essere organizzate in gruppi secondo logiche aziendali personalizzate, facilitando il monitoraggio e l’analisi dei costi. Questo permette di individuare anomalie e pianificare interventi preventivi più mirati.

Gestione della Giacenza

WS Infinity offre anche il sistema per il controllo delle giacenze dei pezzi di ricambio, particolarmente utile per le aziende che effettuano le manutenzioni internamente. Il software segnala eventuali carenze di magazzino e permette di pianificare l’acquisto di nuovi materiali in tempo utile, evitando ritardi nelle operazioni di riparazione.

Questa struttura avanzata consente un controllo rigoroso delle manutenzioni, migliorando l’efficienza operativa e garantendo che i veicoli siano sempre in condizioni ottimali.

Gestione della Documentazione

Tenere sotto controllo la documentazione della flotta può essere una sfida complessa, soprattutto per le aziende con un elevato numero di veicoli, ma con WS Infinity che centralizza e digitalizza tutti i documenti relativi ai mezzi aziendali, come assicurazioni, contratti di leasing, libretti di circolazione e certificati di revisione, diventa tutto più facile. Grazie al sistema intuitivo, le scadenze vengono monitorate automaticamente, con notifiche che avvisano i responsabili prima della loro scadenza.

Con l’organizzazione accurata dei documenti viene ridotto notevolmente il rischio di sanzioni, dovute a documenti non aggiornati, e semplificata la parte burocratica. Le aziende di trasporto possono accedere rapidamente ai file archiviati, risparmiando tempo, migliorando la conformità alle normative vigenti e avendo la possibilità di generare report personalizzati sulla documentazione.

Monitoraggio dei Costi e del Consumo di Carburante

Uno degli aspetti più critici nella gestione flotte aziendali è il controllo dei costi operativi, in particolare quelli legati al consumo di carburante. WS Infinity consente di monitorare in tempo reale i consumi di ogni veicolo, identificando eventuali anomalie o sprechi e permettendo di adottare strategie di ottimizzazione.

Grazie all’integrazione con sistemi di telemetria e GPS, WS Infinity raccoglie dati dettagliati sui percorsi effettuati, sulle abitudini di guida degli autisti e sulle variazioni nei consumi aiutando a individuare possibili miglioramenti nell’efficienza della flotta grazie ai dati ottenuti.